- Team Workflow - Samarbeta effektivt med Teams

Team Workflow @Teams är utbildningen för dig som vill skapa optimala förutsättningar för hållbara och effektiva samarbeten med hjälp av Microsoft Teams.

Utbildningen riktar sig till dig som är ledare och/eller ansvarig representant för att utveckla Teams till att bli en effektiv "hubb för samarbete". Målet är att ge dig med en nyckelroll en tydlig metodik som minimerar friktion och slöseri vid övergången till ett kraftfullt men komplext verktyg.
Utbildningen är byggd kring en tydlig "lärprocess". Vi möts digitalt vid fyra tillfällen á tre timmar med egen praktik mellan blocken. På så sätt utvecklar du både en god kompetens inom arbetsmetodik och en teknisk färdighet i verktygen.

Kommande datum för de fyra tillfällena är:

Del 1 Del 2 Del 3 Del 4 Starttid alla dagar
12 oktober 15 oktober 11 november 2 december 09:00

 

Microsoft Teams med integrerade applikationer Planner, SharePoint, OneNote och ToDo skapar möjligheter till ett öppnare och mer kommunikativt samarbete utan tvingande strukturer. Med smartare samarbetsverktyg går det att skapa önskad flexibilitet och ökad tillgänglighet. Samtidigt finns det en risk för att vår arbetssituation blir än mer gränslös, otydlig, reaktiv och rörig. Särskilt om vi påbörjar arbetet i Teams utan en genomtänkt strategi.

Det är lätt att tappa fokus när man jobbar i många parallella sammanhang med olika förväntningar. Genom att bygga upp kompetens i hur vi bäst når ett effektivt samarbete, och undviker otydlighet och reaktivitet, kan vi med Microsoft Teams som stöd skapa tydliga strukturer och riktlinjer baserat på respektive samarbetes mål, innehåll och deltagarnas behov.

Efter programmet har du lärt dig:
- Hur du undviker klassiska fallgropar i vår digitala arbetsmiljön
- Hur du skapar rätt förutsättningar för ett effektivt och hållbart samarbete i ett team
- Sätta upp en tydlig och logisk struktur som gör att Teams/Microsoft 365 blir den naturliga hubben för ert samarbete
- Stärka teamets produktivitet genom att tydliggöra prioriteringar, delegeringar och ansvar med hjälp av Planner
- Organisera dokument och anteckningar i Teams/SharePoint för öppenhet och samredigering
- Effektivisera er kommunikation genom förståelse hur ni smartast använder chatt, inlägg, mail och möten
- Hur du genom tydliga riktlinjer för teamet skapar balans mellan behovet av fokuserat arbete och snabb digital tillgänglighet



- Introduktion: hubben för samarbete - metodik och teknik i Microsoft Teams
- Skapa vattentäta team- och kanalstrukturer för informationsdelning (SharePoint) och
öppen kommunikation (chatt/inlägg)
- Skapa tydliga att-göra-strukturer i Planner som möjliggör ökad produktivitet
- Definiera riktlinjer för effektiv kommunikation (inkl. möten) samt skapa balans mellan
behov av tillgänglighet och individuellt fokuserat arbete

REFERENSER

Hej Johan Franzén, CTO, Tagmaster!

  • Vilken utbildning har du valt att satsa på?

"Workflow", "Workflow + OneNote", "Team Workflow" samt "Coaching".

  • Vad tog du med dig konkret därifrån?

"Jag valde att implementera metodiken rakt av. Senare har jag efter samtal med iManagement lagt
till MS Teams som hub med fokus på Planner och To Do i sammanhang med samarbete mellan kontor och länder."  

  • Hur implementerar du kunskapen i vardagen?

"Förutom att det är en självklar del av vårt arbetssätt varje dag så skickar vi personalen på denna utbildning för att vi alla ska få en gemensam grund."

  • Vad är den största effekten du upplevt efteråt?

"En mätbart högre effektivitet. Vi ser på våra KPI kring projektleveranser att dessa har förbättrats avsevärt."

  • Vad fick er att göra den här satsningen på era gemensamma arbetssätt just nu?

"Vi har i ärlighetens namn jobbat med detta i ganska många år nu. Att ständigt vilja förbättras anser vi nödvändigt för framgång. Dock har vi valt att specifikt använda denna period med COVID-19  till att effektivisera och sjösätta satsningar kring digitalisering och samarbete på distans.

  • Som chef, hur har du kunnat tillämpa dina lärdomar?

"För att kunna leda andra måste man kunna leda sig själv, det hänger ihop. Sedan kommer en ökad struktur i organisationen vara behjälplig för att exekvera arbetsuppgifter effektivt, och det har setts väldigt positivt på de olika lokala kontoren

  • Hur går ni vidare med arbetet kring era gemensamma arbetssätt?

"Vi går stegvis över till Workflow i en miljö med Microsoft Teams som hub för vårt samarbete. Allt eftersom verktygen förbättras och våra krav höjs finjusterar vi löpande våra arbetssätt. Det i dialog med iManagement.

Kontaktperson