En av de mest centrala framgångsfaktorerna i effektiva team är att det finns en tydlig och återkommande process för hur ni definierar, tilldelar och följer upp ert arbete. Detta kan ni lyckas med genom att sätta en tydlig visuell struktur för er prioritering och planering av uppgifter.
Microsoft Planner är ett verktyg som hjälper er att bli mer effektiva i er planering och task management. Med ett strukturerat arbetssätt i Planner kan ni motverka några av de vanligaste hindren för produktivitet, engagemang och genomförandeförmåga.
Fyra av de vanligaste hindren för produktivitet och engagemang:
- Otydlighet kring arbetsuppgiften - “Vad ska jag göra konkret?”
- Uppmärksamhet av medarbetarens ansträngning - “Hur går det för mig?”
- Uppföljning av prestation - “Är jag klar?”
- Känslan av att arbeta mot ett gemensamt mål - “Vad gör de andra i teamet? Även chefen?”
För att komma förbi dessa hinder behöver du tillsammans med ditt team identifiera utmaningarna ni har i era arbetsprocesser och arbeta för att undvika de vanligaste misstagen många organisationer gör i sin planering och uppgiftshantering. På så sätt kommer du som ledare kunna gå ifrån att denna process hänger på dig personligen till att skapa en öppen visuell struktur där det blir enklare och mer självklart för hela teamet att fokusera på prestation och effektivitet. Läs vidare för att ta del av våra tips för hur du tillsammans med ditt team bygger upp och implementerar en effektiv arbetsprocess i Microsoft Planner.
Några av de vanligaste misstagen i era arbetsprocesser - och hur ni löser dem
1. Ni skapar en för avancerad tavla som är det svårt att få en överblick i
Utmaningen
Många team och organisationer stöter på problem i form av alldeles för avancerade planeringstavlor, som försvårar arbetet för medlemmarna snarare än att underlätta det. Det är mycket lätt hänt att just detta blir resultatet när en för stor tugga tas i processen att sätta upp verktygen och att utforma arbetssätten som ska användas i dem. Det är vanligt förekommande att man försöker samla allt på ett och samma ställe med ambition att förenkla arbetsprocessen och minimera administrationen för medarbetarna. Med en avancerad tavla krävs även mer kunskap och teknisk färdighet gällande hur den fungerar och bör hanteras. Risken är stor att översikten försvinner och resultatet blir istället motsatsen - effektiviteten skadas genom att teamet behöver spendera extra tid för att leta efter det de behöver i en planeringstavla där för mycket information samlas.
Lösningen
När det kommer till uppsättning av de digitala verktygen ni arbetar med, och utformningen av de tillhörande arbetsprocesserna i systemen, är det viktigt att definiera en tydlig prioriteringsordning. Prioritera att visualisera det som ska göras i planeringstavlan och samla den mer omfattande planeringen på ett annat ställe - i en separat planeringstavla, i ett exceldokument eller på det ställe som passar bäst för er. Kontentan - genom att göra verktygen ni arbetar i enkla och visuella så förenklar ni teamets arbete och ökar effektiviteten.
2. Ni kopplar inte planeringstavlan till en definierad process
Utmaningen
Att det inte finns en definierad och kommunicerad process för hur ni ska arbeta i er gemensamma planeringstavla är lika vanligt som att tavlorna är för avancerade. Vi ser ofta tavlor som snabbt blir ouppdaterade och därmed förlorar sina syften. I många fall finns det inte heller någon kontinuerlig uppföljning av arbetet och hur det förflyttas i planeringstavlan. Resultatet blir då att både struktur, tydlighet och effektivitet försvinner genom att varje medarbetare hittar sitt eget sätt att arbeta.
Lösning
Kom ihåg att er planeringstavla är ett levande verktyg som behöver kopplas samman med en arbetsprocess som genomsyrar hela teamet. Lika viktigt är det att bygga tillit till processen och hålla ihop teamet kring den så att varje medarbetare förstår hur denne bidrar till arbetet med tavlan fungerar. Arrangera återkommande avstämningsmöten i en frekvens som är anpassad till förändringstakten i ert arbete och använd planeringstavlan som det huvudsakliga underlaget i mötet. Det skapar möjligheter för hela teamet att få en gemensam bild över läget samtidigt som ni ser till att tavlan är uppdaterad och kan fånga upp saker som behöver tas omhand.
3. Tilldelade uppgifter är inte kopplade till individens struktur
Utmaningen
Även om det finns en definierad process för hur er planeringstavla ska användas så är det vanligt att individer kommer till avstämningsmöten och har glömt bort sina uppgifter. Detta sker framförallt i komplexa arbetssituationer där medarbetarna har flera olika kontexter (sammanhang) att förhålla sig till. Risken är här att det skapas både friktion och otydlighet i teamet samt att effektiviteten i arbetet försämras.
Lösningen
I komplexa arbetsmiljöer, där det finns flera olika kontexter att förhålla sig till, behöver varje medarbetare en personlig struktur för att kunna hålla överblick på alla delar i dennes arbete. Se till att varje medarbetare har en personlig struktur över sitt arbete (som fungerar tillsammans med teamets gemensamma process) och att de tekniska färdigheterna som krävs för att strukturen och flödet ska fungera finns på plats. Microsoft Planner är relativt enkelt att integrera med personliga uppgiftsverktyg som Microsoft Outlook ellerMicrosoft To-DO.
Hur kan ett arbetsflöde i en planeringstavla se ut?
Att göra - Pågående - Klart
Användningen av processen “Att göra - Pågående - Klart” är den enklaste formen av arbetsflöde och rekommenderas att börja med när man introducerar denna sorts arbetssätt i en organisation eller i ett team. Både inlärningskurvan och tröskeln för att börja anamma detta i den dagliga arbetsprocessen är låg.
Exempel på struktur för planeringstavlan
Att göra - Pågående - Klart.
I Planner finns denna struktur inlagd som en grundläggande funktion.
Funktionsbaserade arbetsflöden
Ett funktionsbaserat flöde är lite mer avancerat och används ofta i ledningsgrupper och i team där individerna har huvudansvar för särskilda funktioner. Detta kan vara ekonomi, HR, sälj, marknad och kommunikation med mera.
Exempel på struktur för planeringstavlan
Ekonomi - HR - Sälj - Marknad & kommunikation - Utveckling - Allmänt.
I Planner byggs detta upp med funktionen “Buckets” som ger en enkel och visuell överblick.
Från strategi till operativt arbete
Ett arbetsflöde som sträcker sig tvärs över brädet från strategi till operativt arbete hjälper teamet att se kopplingen mellan de större strategiska målen och syftena och de konkreta uppgifterna som behöver lösas direkt. Arbetet kan här bli mycket effektivt då det blir enkelt att få en tydlig bild av vägen framåt och att prioritera rätt saker. En sån här planeringstavla är dock betydligt mer komplex och kräver en inarbetad agenda och facilitering.
Exempel på struktur för planeringstavlan
Nyckelinitiativ - Pågående projekt - Hinder att lösa - Pågående uppgifter - Klara uppgifter - Bortprioriterat.
Detta byggs också upp i sk. “Buckets” i Planner.
Koppla samman Microsoft Planner med Teams för bättre samarbete och ökad effektivitet
Genom att koppla samman era planeringstavlor med verktygen ni använder i Microsoft Teams kan ni höja effektiviteten och enkelheten i samarbetet mellan kollegor och team ytterligare ett steg. Bädda in tavlorna i de kanaler i Teams där samarbetet pågår. På så sätt blir det enkelt att koppla relevanta dokument, anteckningar och kommunikation inom och mellan team till den aktivitet som det berör. Genom att koppla samman Planner och Teams (och andra relevanta verktyg som ni använder i Microsoft365) visar ni på transparens. Det bygger i sin tur tillit och en känsla av sammanhållning i teamet när ni konkret kan se den gemensamma ansträngningen för att uppnå era mål.
Behöver ni bli mer effektiva och förbättra samarbetet i ert team? Skulle ni ha nytta av att få vägledning kring hur ni skapar optimala förutsättningar för er att lyckas bättre med ert arbete i Microsoft 365? Vi kan hjälpa er genom både färdigpaketerade och skräddarsydda utvecklingsprogram. Läs mer på vår hemsida.
