Att ha de rätta verktygen, arbetssätten och processerna på plats är avgörande för att du och ditt team ska lyckas uppnå hållbara och effektiv samarbeten. Vi presenterar fyra principer som ni kan använda som stöd i ert förändringsarbete.
Antalet mail och möten vi behöver ta hand om i vårt dagliga arbete var många tidigare, och ännu fler har det blivit under pandemin. Nya förutsättningar och krav i arbetsmiljön gör att du och ditt team behöver anpassa era sätt att arbeta för att ni ska lyckas bibehålla er effektivitet. Har ni en strategi för hur ni ska arbeta, kommunicera med varandra och lagra information? Arbetar ni fortfarande digitalt i traditionella kanaler som mail och chat? har ni börjat övergå till de nya integrerade plattformarna som Teams eller Slack? eller arbetar ni mer i någon sorts blandning? Vi vill hävda att de flesta hamnar i det arbetssätt de har i nuläget snarare än att det kommit ur ett medvetet val.
Henry Ford var en av vägvisarna för effektivisering inom industrin. Han fokuserade framförallt på att maximera genomströmningshastigheten på det löpande bandet och i och med det förändrade han världen och industrin för all framtid.
För oss som arbetar med hjärnan - ofta kallade kunskapsarbetare - förklarade Peter Drucker, en stor tänkare inom management, att en kunskapsarbetare måste ha frihet i utförandet av sitt arbete. Kunskapsarbetarens arbete bör alltså inte styras i detalj i samma utsträckning som Henry Ford gjorde. Istället bör det finnas en stor grad av frihet i hur arbetet både organiseras och utförs för att möjliggöra att en högre grad av effektivitet uppnås.
Samtidigt som vi har frihet i våra arbetsmiljöer så verkar Henry Fords idé om att maximera hastigheten och genomströmningen fortfarande existera, fast på ett personligt plan. Här är det dock inte genomströmningen av varorna med värde eller själva leveranserna i sig som det handlar om. Det handlar istället om hastigheten och mängden hantering och administration av själva arbetet, alltså antalet mail, möten etc som fyller våra dagar.
Konsekvensen av den stora frihet, höga grad av uppkoppling och möjligheten att kommunicera när och var som helst, blir en stor grad av reaktivitet och därmed ineffektivitet i kunskapsarbetarens vardag. En stor mängd kognitiv kraft slösas dagligen på att reagera på och hantera små uppgifter och inkommande ärenden istället för att prioritera fokustid för att bli effektiv.
“The most important contribution of management in the 20th century was to increase manual worker productivity fifty-fold. The most important contribution of management in the 21st century will be to increase knowledge worker productivity - hopefully be the same percentage. The methods, however, are totally different from those that increased the productivity of manual workers.”
- Peter Drucker
“To be effective, every knowledge worker, and especially every executive, therefore needs to dispose of time in fairly large chunks. To have small dribs and drabs of time at his disposal will not be sufficient even if the total is an impressive number of hours.”
- Peter Drucker
För att du och ditt team ska uppnå en hållbar effektivitet i ert arbete och i era samarbeten finns det ett antal principer ni kan använda som stöd i er transformation.
Fokusoptimering
Den mentala trötthet som många upplever under arbetsdagarna är varken hälsosam eller effektiv. Detta har både kortsiktiga och långsiktiga konsekvenser. Utan hög grad av fokus uteblir såklart kvalitet, genomförande och lärande. För att undvika detta är det första steget att definiera och tydliggöra hur ni arbetar med fokustid och sträva efter att optimera teamets uppmärksamhet och fokus på “rätt” saker. Detta kan i många organisationer tydliggöras och prioriteras på ett bättre sätt. Ni implementerar detta genom att definiera grundläggande strategier och strukturer för hur varje individ kan leda sig själv på ett proaktivt sätt. Fokusera på:
- Fokusteknik och att minska distraktionerna.
- Informationshantering.
- Visualisering och konkretisering av era arbetsuppgifter på team- och individnivå.
- Medveten kommunikation utifrån hjärnans sociala principer.
Läs vårt blogginlägg “SCARF - så skapar du engagemang i dina hybrida möten” för att lära dig hur du som ledare bör kommunicera och behandla hjärnans sociala principer för att skapa engagemang och effektivitet i ditt team.
Gemensamma spelregler
Idén om att kunskapsarbete bör vara fritt stämmer i den mån att vi behöver frihet när vi utför vårt arbete, för alla har vi olika sätt att ta oss an problemlösning och hantera tankearbetet i djupfokus. När det kommer till att samarbeta, kommunicera och strukturera information är det dock avgörande att det finns gemensamma riktlinjer definierade och som tydliggör vad som gäller på den gemensamma spelplanen i ert team. Fokus ligger här på att tydliggöra:
- Förväntningarna på tillgänglighet.
- Era kommunikationskanaler - vilka ni använder till vad och vilken svarstid som förväntas i respektive.
- Riktlinjer för olika typer av möten.
- Hur ni sparar och delar information.
- Processburna arbetssätt.
Precis som att det gemensamma kunskapsarbetet behöver struktureras för att kommunikationen och informationsdelningen ska bli effektiv så behöver det finnas processer för hur ni definierar, prioriterar, delegerar och följer upp arbete. Enkelt förklarat så behöver ert arbete struktureras och visualiseras på ett tydligt sätt. KANBAN-metodiken, där man arbetar med planeringstavlor och arbetsuppgifter flyttas genom processen Att göra - Pågående - Klart, är en enkel process och är lätt för de flesta team att implementera. I många organisationer är KANBAN redan implementerat men ofta finns det en problematik gällande hur tvärfunktionella processer hanteras effektivt. Viktigt att komma ihåg är också att detta arbete är något som behöver trimmas och justeras över tid för att anpassas till era specifika förutsättningar och utmaningar. Ledarens engagemang är även avgörande för en lyckad implementering.
Stegen för att definiera era processburna arbetssätt är att:
- Definiera era viktigaste processer.
- Visualisera dessa i ett digitalt verktyg och att säkerställa att alla teammedlemmar har kompetens att använda verktyget.
- Säkerställa en kommunikativ process. Detta kan exempelvis vara ett återkommande möte för att följa upp, definiera och delegera ert arbete.
- Säkerställa flödet mellan samarbetstavlorna och den individuella strukturen, annars tappas saker mellan stolarna.
Här kan du lära dig hur ni som team kan samarbeta mer effektivt i en samarbetsplattform såsom Microsoft Planner samt få tips och råd kring hur ni bygger en KANBAN tavla som passar ert team och era arbetsprocesser.
Kontextbaserade arbetssätt
En princip som har stor påverkan på er effektivitet och som möjliggörs genom digitala samarbetsplattformar såsom Microsoft Teams är att ni kan organisera ert arbete i tydliga ämnesområden. Tidigare sätt att arbeta har inneburit att all kommunikation kopplad till olika ämnesområden har samlats i ett och samma mail-flöde. Detta innebär många distraktioner och att fokus slits mellan olika ämnesområden. Genom att samla arbetsfunktioner i olika kanaler kan ni minimera uppkomsten och konsekvenserna av dessa distraktioner. Varje kanal konkretiserar vilket ämne som hanteras just där och därmed blir det lättare för hjärnan att kognitivt bibehålla fokus längre kring en och samma fråga.
Stegen i detta arbeta är att:
- Konkretisera vilka ämnesområden som är mest centrala i ert samarbete.
- Skapa kanaler i den samarbetsplattfom ni har tillgång till.
- Bygg upp en funktions- och informationsstruktur i varje kanal så att allt som behövs för att få jobbet gjort finns tillgängligt på en och samma plats.
- Säkerställa att alla i teamet förstår metodiken och strukturen genom att hålla en onboarding.
- Löpande följa upp och justera strukturen för att optimera ert samarbete.
Sammanfattningsvis är det viktigt att understryka att detta förändringsarbete kan vara omfattande för många team och organisationer, framför allt när det kommer till att förändra mindsets och de invanda beteenden ni har i det dagliga arbetet. För att lyckas väl med er transformation är det viktigt att ni stöttar er själva och varandra genom en strukturerad förändringsledning som innehåller såväl samarbete och kommunikation som utbildning och coaching. På iManagement har vi arbetat med förändringsstöd med fokus på att skapa mer hållbara och effektiva arbetssätt i många år. Kontakta oss eller utforska vårt utbud av kurser, utbildningar och förändringsstöd för att ta reda på mer om hur vi kan hjälpa er att förbättra er arbetsmiljö och era samarbeten.
