Våren 2020 gick många företag från nästan uteslutande kontorsjobb till att arbeta 100% på distans över en natt i och med coronakrisen. Hur kommer det bli när vi kan återgå till en mer “normal” vardag? Kommer vi återgå till våra gamla arbetssätt? Antagligen inte. En hybrid lösning är ett mer troligt scenario. Men vilka utmaningar för förändringarna med sig för dig som ledare och vilka vägval behöver du ta för att göra det möjligt för ditt team att uppnå ett arbetssätt som säkrar effektiviteten och välmåendet?
Det senaste året har drastiskt förändrat hur och var vi arbetar. Det har fört med sig fördelar som flexibilitet, modernisering, färre resor, digitalisering och ökad produktivitet, men även nackdelar när det kommer till den psykologiska inverkan. Social isolering, nedstämdhet och stress är något som många upplever som effekter av pandemin. Distansledarskapet är vid det här laget mer eller mindre etablerat i alla team, på alla företag och i alla branscher och sättet att kommunicera inom organisationen har förändrats. Vi vet att det har fungerat mer eller mindre bra beroende på förutsättningar och hur förberedd man varit. Framåt kommer det handla om att ställa om till det hybrida ledarskapet på ett sätt som gör att man behöver arbeta med tydlighet, medvetenhet och struktur för att frigöra engagemang och prestation med människor både på plats och på distans. Detta för återigen med sig nya krav på dig som ledare, och utmaningar som du behöver hantera.
Vad betyder hybridledarskap?
Hybridledarskap är kombinationen att leda på plats och på distans.
Så hur kan du som ledare hantera dessa förändringar och göra övergången in i det hybrida arbetssättet så smidig som möjligt för ditt team och dina medarbetare? Först och främst har vi identifierat fyra risker och vanliga problem som du som ledare behöver hantera.
1. Otydlighet kring teamets prestation
Är förväntningarna inklusive mål på teamet och individuella medarbetare tydligt kommunicerade och accepterade? Är svaret “nej” är risken stor att det skapas onödig förvirring, oro och ineffektivitet i teamet. Som ledare bör du ställa dig frågorna:
- Är det tydligt vad ni som team ska prestera och uppnå?
- Är det tydligt för varje medarbetare i teamet hur de kan bidra individuellt?
- Har ni en struktur för uppföljning av målen, så att det är enkelt att förstå hur ni ligger till och kan följa upp hur ni presterar?
2. Relationellt personligt avstånd
Vet du verkligen hur dina medarbetare som arbetar hemifrån mår? Det är lätt att tappa medvetenheten om medarbetarnas välmående när de dagliga fysiska mötena försvunnit ur vardagen. Utvärdera hur din relation till dina medarbetare, och din närvaro bland dem, ser ut genom att ställa dig frågorna:
- Har du som ledare en personlig relation med varje medarbetare?
- Har du koll på hur de verkligen mår?
- Känner de att du som deras ledare bryr dig på riktigt?
3. Otydlighet kring balansen mellan kontorsjobb och remote work
Ska ni tillbaka till kontoret eller fortsätta att arbeta hemifrån i höst? Antagligen en hybrid? Var tydlig med ditt team vad som förväntas av dem och vice versa och se till att ni har riktlinjer gällande vilka gemensamma rutiner ni ska ha för arbetet i höst. Ställ dig frågorna:
- Hur ska ni använda kontoret i höst och vad är syftet med kontoret för oss?
- När vi träffas fysiskt, vad gör vi då?
- Får man arbeta hemifrån hur mycket man vill?
- Vem är det som bestämmer policyn kring kontorsjobb och remote work?
4. Ditt eget självledarskap
Som chef har du inte bara utmaningar att förhålla dig till när det kommer till hur du leder dina medarbetare. Pandemin och de förändrade arbetssätten som den fört med sig ställer även förändrade krav på ditt självledarskap. Inventera ditt självledarskap genom att ställa dig frågorna:
Har du som ledare själv en god struktur för överblick och medvetenhet?
Har du kontroll över läget eller riskerar du att hamna i ett reaktivt mönster?
Vilka är dina primära prioriteringar och hur vet du att du har dem är under kontroll?
Alternativa vägar att gå för att hantera de förändrade arbetssätten
Vi går mot en spännande höst och som chef kommer du behöva stödja och leda ditt team mer aktivt än någonsin. Det är en utmanande uppgift när det är så mycket som är osäkert och oklart. Vi ser just nu att hur man som ledare väljer att hantera de förändrade arbetssätten och vägen framåt skiljer sig mycket åt, från organisation till organisation och från ledare till ledare. Vi ser tre tydliga chefsbeteenden.
“Vi väntar och ser vad ledningen bestämmer”
I denna strategi tas ett tydligt passivt och avvaktande förhållningssätt till förändringarna i väntan på att ledningen på organisatorisk nivå fattar beslut om vägen framåt. Fördelen här är att du som ledare inte behöver lägga någon energi på att fatta besluten. Å andra sidan är risken stor att du hamnar i kläm mellan ledningens grova penseldrag och medarbetarnas individuella viljor och behov.
“Vi satsar på digital teknisk kompetens”
Här läggs primärt fokus på att den teknik och tekniska kompetens som krävs för att hantera den förändrade arbetssituationen. Positivt är att ni är rustade för att jobba var som helst och när som helst. Utmaningen i denna situation är att mycket kraft går åt till att hantera arbetet, när informationen och kommunikationen är utspridd i flera nya kanaler utan en tydlig metodik och struktur blir det lätt rörigt och frustrerande. Mindre tid och energi går åt till det faktiska arbetet.
“Vi satsar holistiskt på våra arbetssätt med tekniken inkluderad”
I detta beteende ligger fokus på att hitta balans mellan individens och teamets arbetssätt, teknikkompetens och balans mellan nyttjande av kontor, hemmet och andra fysiska platser. Effektivitet och välmående kommer av att bibehålla helhetsperspektivet när man hanterar de nya krav som förändringarna för med sig. Här lyckas du skapa tydlighet och trygghet genom att balansera teamets förutsättningar med vardera medarbetares individuella behov. Utmaningen du kan ställas inför är att du som ledare behöver kliva fram och verkligen leda ditt team, och i vissa fall behöva sätta ner foten med risk att skapa friktion. Alla kommer inte vara nöjda initialt.
Möjligheterna att forma en arbetsmiljö och ett arbetssätt som stöttar er att växa som team och individer är större än någonsin just nu. Det är fönster där mycket är oklart och du kan bidra med klarhet. Efter ett drygt år av kris funderar fler än tidigare på att byta jobb. Risken om du inte agerar på ett medvetet sätt för ditt team är att du förlorar dina talanger och får ägna en stor del av din tid framöver åt nyrekrytering. Därför är det extra viktigt att du som ledare utvärderar vad den bästa vägen framåt är för ditt team, ser klart förutsättningarna du behöver förhålla dig till och agerar proaktivt för att undvika att hamna i ett reaktivt mönster.
Dags för förändring - men hur bör den implementeras?
Potentialen är stor för de som tänker till kring vad och åt vilket håll de vill samt vågar agera. Det är dessa organisationer och team som kommer ligga i framkant och som kommer sätta riktningen. Andra kommer inom en inte alltför snar framtid behöva anpassa sig och följa efter. Så när du väl bestämt dig för att ta action på förändringar i arbetsmiljön och genomföra de förändringar som är nödvändiga för att teamet ska växa och utvecklas - var ska du då börja och hur bör förändringsarbetet implementeras? Som chef eller ansvarig för arbetsmiljön kan du ställa dig följande frågor för att påbörja tankearbetet.
Ägarskap
- Vem ska äga frågan om era arbetssätt och vilka vill du ska ge input?
Nuläge
- Vilka problem och utmaningar vill ni ifrån just nu?
- Vilka problem hade ni innan pandemin och som ni inte vill tillbaka till?
- Vilka styrkor och lärdomar har ni med er?
Mål
- Hur ser ett hållbart och effektivt arbetssätt ut för er?
- Var vill ni vara när ni arbetar?
- Vilka färdigheter har ni?
- Vilka attityder och föreställningar har ni?
- Vad bidrar ni till och vilket avtryck sätter ni?
Actions
- Vilken förflyttning behöver ni göra inom områdena:
- Teknisk kompetens och färdighet?
- Utveckling av förhållningssätt och valda sanningar?
- Vad behöver ni utmana?
- Hur snabbt vill ni genomföra förflyttningen och när vill ni ta det första steget?
- Vilka resurser har ni och vilka behöver ni skaffa er?
Transformera era arbetssätt på 16 veckor
Är ni redo att ta på ledartröjan och forma ett nytt, hållbart och effektivt arbetssätt? Vi har tagit fram en process som innebär en transformation av era arbetssätt, där ni snabbt kommer kunna se framsteg och där ni kommer gå mot en vardag fylld av en känsla av framsteg och utveckling.
Processen innehåller
- Utforskning av vad nya arbetssätt ska innebära för er - nuläge, principer och målsättning.
- Implementation av teamets processer och riktlinjer i Microsoft Teams - definition, implementering och iterationer av utvärdering och utveckling.
- Utveckling av vardera individs självledarskap och samarbetsförmåga.
- Utveckling av tekniska färdigheter utifrån vardera deltagares individuella behov.
- Löpande stöd via Workflow Live och CoDriver - nytt innehåll och live-stöd varje vecka.
