Ja, så kan det kännas om man precis blivit med ett aktivitetsbaserat kontor (#ABW, #Activity Based Workplace)! Behovet av trygghet utmanas, det är mycket som blir annorlunda redan dag ett. Var ska jag sitta? Var är mina kollegor? Hur vet min chef att jag jobbar?
Först vill jag säga grattis till alla som får testa. Ni har nämligen fått fina förutsättningar för att skaffa er riktigt bra arbetsdagar! Men visst är det annorlunda. Ofta finns inga fasta platser, ytorna är uppdelade i olika fokuszoner där olika spelregler råder. Exempelvis kan där finnas tysta ytor, samarbetsytor, mötesrum, ring-bås och loungesoffor.
När den fysiska arbetsplatsen förändras och den digitala miljön blir ännu mer gränslös är det förmågan att anpassa våra beteenden som avgör hur lyckad förändringen blir i slutändan. Vi måste vässa vårt arbetssätt för att de ska kunna jobba hållbart och effektivt när arbetsmiljön förändras.
En del som testat detta tycker det är det bästa som hänt sedan kaffemaskinen. Andra tycker det är det absolut värsta och de har troligtvis fortsatt arbeta som de alltid har gjort. Och då blir det en kraftig försämring mot tidigare.
Några faktorer som bidrar till att förändringen upplevs negativ:
- Medarbetarna väljer samma plats varje dag.
- Saker ligger kvar på arbetsplatserna trots att folk är på möten, det blir svårare att hitta lediga platser.
- Regler saknas eller respekteras inte, de som behöver koncentrera sig störs av dem som ringer, diskuterar och samarbetar.
- Man kan inte hitta varandra längre.
- Man ses inte på samma sätt som förut och nya mötesforum saknas. Det kan leda till att nyanställda upplever att det är svårare att komma in i gänget och att de lite mer tystlåtna inte blir inkluderade och medbjudna på lunch.
- Chefer tycker att förändringen inte har med dem att göra, och fortsätter att leda sina medarbetare på samma sätt som tidigare. Kanske till och med från ett eget arbetsrum.
Det är ett stort misstag att ge medarbetarna ett aktivitetsbaserat kontor utan förberedelser, utbildning och riktlinjer.
Hur kan man göra förändringen till en succé?
- Stärk medarbetarnas självledarskap, det är ännu viktigare nu när valmöjligheterna är fler. De behöver känna att de sitter i framsätet!
- Förbered medarbetarna på att det kommer krävas en beteendeförändring. Rusta dem med kunskap om hur man utnyttja det nya kontoret på bästa sätt ur ett fokusperspektiv.
- Stötta minskat pappersanvändande och kompetensutveckla medarbetarna. Nu behöver de kunskap i HUR de kan utnyttja de digitala verktygen mer än någonsin! Lär ut hur kan nyttja anteckningsverktyg, uppgiftslistor och samarbetsverktyg på ett optimalt sätt för att stötta fokus och samarbete. Sluta dela ut kollegieblock och post-it-lappar!
- Ta fram och kommunicera tydliga riktlinjer så alla vet vad som gäller i olika ytor. Utveckla löpande efter feedback.
- Chefer och ledare har en viktig roll och bidrar genom att visa vägen och vara förebilder. Låt inte chefer sitta kvar i egna rum!
- Skapa nya mötesforum. När man inte ser varandra på samma sätt som förut är det en god idé att engagera medarbetarna i att hitta nya sätt att mötas och skapa de digitala forum som efterfrågas för uppföljning, samarbete och icke att förglömma: Rutiner för socialt umgänge.
- Ge frihet medarbetarna under ansvar tills motsatsen bevisas - det blir svårare att utöva kontrollerande ledarskap i ABW. Utveckla rutiner för uppföljning av resultat och mål och visa att du finns till för dina medarbetare när de behöver ditt stöd.
Sammanfattningsvis, för att säkerställa att en förändring blir en succé i slutändan - sätt människan i centrum. Vi får inte glömma att det är människor som ska förhålla sig till de nya förutsättningarna. Nya fräscha ABW-kontor och uppdaterade versioner av digitala verktyg i alla ära - men om ingen vet HUR man ska använda dem för att jobba hållbart och effektivt finns en stor risk att det blir rörigare, mer otryggt och mer ineffektivt än innan.
