SCARF - så skapar du engagemang i dina hybrida möten

De hybrida arbetssätten ställer allt högre krav på både ledare och medarbetare, både i teamen och i era möten. För att ni ska bli riktigt effektiva när ni ibland arbetar på kontoret och ibland på kontoret behöver ni arbeta mer aktivt med era sociala interaktioner än ni behövt göra tidigare. Genom att implementera SCARF-modellen i ditt ledarskap kan du uppnå en helt ny nivå av engagemang och effektivitet i ditt team och i dina möten.

De digitala mötena som de flesta både behövt ställa om till och träna på under pandemin är bara det första steget i den utvecklingsresa som pågår just nu. De hybrida arbetssätten vi står inför i höst är nästa steg och kommer innebära att vi allt oftare kommer stöta på situationer då vissa kollegor och arbetskontakter deltar på möten fysiskt och andra på distans. Det ställer helt nya krav på både personen som leder mötet och på dem som deltar.

Det digitala blir det sammanhållande

I de mötessituationer där du har deltagare på olika fysiska platser, behöver sannolikt en digital plattformen vara det verktyg som håller ihop samarbetet. Så fort ni växlar till analoga verktyg och kommunicerar “off air” så skapar ni ett A-lag och ett B-lag där det blir betydligt svårare att kommunicera över gränserna och att uppnå effektivitet i era arbetsprocesser. Därför är det viktigt att ni anammar de digitala möjligheterna till fullo, för att uppnå en så hög grad av effektivitet som möjligt när ni går in i det hybrida arbetssättet.

Det finns självklart undantag från denna princip, där fysiska möten är ett måste. Då är det viktigt att du som ledare är tydlig gällande vilka riktlinjer som gäller i organisationen eller i teamet. Förvänta dig att du behöver kommunicera mycket tydligare än tidigare vad som förväntas i olika mötestyper. Vi har alla deltagit i möten som varit ineffektiva då det inte funnits en tydlig agenda eller mål och där deltagarna tillåtits göra lite som de vill när de deltar.

Mötesmisstagen verkar bli vanligare när mer och mer av det dagliga arbetet sköts genom digitala verktyg och plattformar. Här presenterar vi ett par misstag som många stöter på.

Möteskultur = företagskultur

Många likställer upplevelsen i möten med företagskulturen. Det är här man upplever det som “sitter i väggarna” och som vi alla vet är otroligt viktigt för att vi ska känna en positiv gemenskap med varandra, även i de stora organisationerna. Mätningar från Microsoft visar att vi under distansarbete håller bra kontakt med våra närmaste kollegor men tappar kontakten med den sfär som ligger utanför den närmsta umgängeskretsen.

Trygghet och tillit

Möteskulturen behöver vara tydlig i en organisation för att den ska kännas trygg och skapa tillit mellan deltagarna. Trygghet uppstår om tydligheten kring mötena genomsyrar organisationen. Vilka olika typer av möten har ni i ert team och i er organisation? Vilka riktlinjer gäller och vilken teknik ska alla ha tillgång till för att kunna bidra i mötena? Finns det tydlighet kring detta (som genomsyrar hela teamet) kan ni lägga mer kognitiv kraft på det faktiska mötet istället för att hantera den oro och oreda som uppstår vid bristen på tydlighet.

Tillit behöver skapas på två nivåer i vårt samarbete och inte minst genom era möten.

• Tillit till prestation är en vanlig utmaning. Se till att ni tydliggör och visualiserar vad ni förväntar av varandra, att ni följer upp och uppmärksammar prestation och agerar på bristande genomförande.
• Tillit till relation är den nivå som ofta trängs undan digitalt. Fråga er hur nära ni känner varandra som människor. Många saknar sina vänner på jobbet när de arbetar på distans och detta är en stor anledning till varför ni bör implementera mötesformer och beteenden i era möten som skapar en mer äkta relation mellan kollegorna.

Hur skapar du engagemang i dina möten?

Den vanligaste utmaningen i möten, särskilt hybrida och digitala mötesformer, är att frigöra deltagarnas engagemang. Engagemang handlar om känslor och motivation och ofta är det är svårt att ta på och förstå var engagemang faktiskt kommer ifrån.

En lättanvänd modell för att förbättra samarbetet genom att influera och bygga engagemang är SCARF.

SCARF-modellen är framtagen av Neuro Leadership Institute och är en akronym för:

• S = Status
• C = Certainty
• A = Autonomy
• R = Relatedness
• F = Fairness

SCARF-modellen är baserad på två teman inom social neurovetenskap. Det första är att mycket av den motivation som driver våra sociala beteenden styrs av en övergripande strävan efter att minimera hot och maximera belöning. Det andra är att flera av de sociala upplevelser vi stöter på, och där vi försöker minimera hoten och maximera belöningen, är kopplade till samma hjärnkraft som styr våra mest primära och grundläggande behov för överlevnad. I SCARF sammanfattas dessa teman i ett ramverk som fokuserar på de vanligast förekommande faktorerna som aktiverar respons i oss i de sociala situationer där vi stöter på hot och belöning.

Låt oss titta närmare på vardera “domän” i SCARF-modellen och hur detta kan appliceras i er möteskultur.

Status

Status handlar om relativ betydelse, hierarki och senioritet. I möten grundar detta sig i hur viktig varje deltagare känner sig i mötet.

Uppfattningen om en potentiell eller verklig reduktion av status kan generera starka hotsvar. Å andra sidan kan människor uppleva en statusökning, belöning och i slutändan engagemang när de känner att de lär sig och förbättras och när uppmärksamhet ägnas åt förbättringen.

Ställ frågor såsom följande för att bemöta “Status”:

• Är rätt personer med på mötet?
• Blir alla presenterade och får checka in i mötet?
• Får alla deltagare rimligt med utrymme att bidra i mötet?
• Lyssnar ni klart på alla i mötet?
• Använder ni digitala reaktioner för att bekräfta deltagare i mötet?
• Har ni kameran på och visar engagemang genom kroppsspråk i mötet?

Certainty

Våra hjärnor försöker ständigt känna igen mönster och förutspå den närmaste framtiden. För att lyckas med detta kräver hjärnan säkerhet. I dina möten handlar detta om hur trygg deltagaren känner sig i situationen och hur förutsägbart mötet är.

All förändring som på ett eller annat sätt är betydande genererar osäkerhet vilket i sin tur genererar felmeddelanden i hjärnan. Fokus skiftas då från målet till felet - osäkerheten - som uppstått. Att göra abstrakta situationer med konkreta ökar säkerheten i sociala situationer.

Ställ frågor såsom följande för att bemöta “Certainty”:

• Har alla rätt tekniska förutsättningar för att kunna delta på mötet?
• Har alla digital kompetens i verktygen ni använder?
• Är strukturen tydlig före, under och efter mötet?
• Kommer ni få en paus om mötet pågår längre?
• Kommer ni hinna klart med hela agendan?
• Tar någon anteckningar?

Autonomy

Autonomy - självbestämmanderätt - handlar om upplevelsen att man har kontroll i miljön man befinner sig i och känslan av att ha ett val. Desto högre grad av autonomi man upplever, desto större uppfattas belöningen vara.

Samarbete kräver en lägre grad av självbestämmanderätt vilket kan upplevas som ett hot. I organisationer med en hälsosam företagskultur kan detta i många fall motverkas genom den ökade status, säkerhet och anknytning som också triggas när man arbetar i team.

Ställ frågor såsom följande för att bemöta “Autonomy”:

• Fick varje deltagare välja att delta på mötet eller är de tvingad att delta?
• Kan ni påverka mötets innehåll genom exempelvis input inför mötet?
• Finns det utrymme för er att uttrycka er på mötet?

Relatedness

Relatedness handlar om relationer, hur starka eller svaga dessa relationer är. Vi försöker avgöra om en person är en vän eller fiende. Situationer som saknar säkra sociala interaktioner med andra eller som består av nya sociala umgängen genererar hotsvar - man känner sig ensam.

För att öka belöningssvaret i dessa sorters sociala situationer behöver man du hitta sätt att göra de sociala interaktionerna mellan deltagarna i ditt möte eller medlemmarna i ditt team enklare och säkrare.

Ställ frågor såsom följande för att bemöta “Relatedness”:

• Har ni optimal utrustning för att kunna kommunicera digitalt/hybrid?
• Har ni kameran nära skärmen så ni kan titta varandra i ögonen?
• Bekräftar ni varandra och söker tydligt att förstå varandra i mötet?
• Ler och nickar ni för att bekräfta att ni tycker om varandra i mötet?

Fairness

Fairness handlar om hur rättvis en social situation, exempelvis ditt möte, uppfattas vara. Studier visar att rättvisa kan generera ett starkt belöningssvar oberoende av annat såsom hur rättvisan i sig står relation till andra faktorer. Ett hotsvar kan dock triggas mycket lätt kopplat till olika deltagare eller teammedlemmars uppfattning om rättvisa. Hotsvaret kan reduceras genom transparens och bättre kommunikation och medverkan.

Ställ frågor såsom följande för att bemöta “Fairness”:

• Har alla fått samma chans att påverka innehållet i mötet?
• Får alla deltagare rättvist med utrymme att uttrycka sig i mötet?

Domänerna i SCARF-modellen är alla väsentliga för att bemöta de primära sociala behoven som vår hjärna har för att vi ska känna engagemang. Vi kan alltså använda dessa för att förstå både varför vi känner stort engagemang i möten och varför vi ibland tappar engagemanget. Använder du som ledare eller mötesledare dessa verktyg bland dina medarbetare eller kollegor och för att bygga en hälsosam möteskultur kan du uppnå en helt ny nivå av engagemang och effektivitet i ditt team och i dina möten.