Teams är ett tveeggat svärd

Skriven av Jerker Davidsson
Lästid: 5 min

Har ni på ditt företag fått tillgång till Microsoft Office 365:s nya fokusprodukt som heter Teams? Då kan det vara så att era kommunikationsmönster och sätt att arbeta kraftigt kommer att förändras framöver. Men för att nå goda resultat finns vissa hemläxor att göra.

Teams är ett tveeggat svärd. Å ena sidan är det ett otroligt kraftfullt verktyg som genom tydliga ramar, struktur och överblick kan hjälpa oss att öka effekten av vårt arbete många gånger om. Å andra sidan erbjuder det närmast gränslösa möjligheter till kommunikation. Utan kunskaper i fokuserat samarbete, struktur och tydliga riktlinjer riskerar detta istället att minska vår effektivitet.

Vad är Teams? Det är en samarbetsplattform som låter ditt team samla en mängd olika funktioner som ni behöver i ett specifikt samarbete i samma gränssnitt. Det är riktigt bra, vi är i regel väldigt utspridda i dag. Vi tappar också mycket tid och energi på grund av ständiga, reaktiva skiftningar mellan sammanhang och aktiviteter i vår digitala och fysiska arbetsmiljö. Exempel på de funktioner som Teams samlar ihop är så klart kommunikation och hantering av filer i molnet, men också anteckningar, analys och uppföljning samt prioritering och planering.

Se upp med kommunikationen

Det som är viktigt att se upp med i Teams är som sagt kommunikationen, vilken är transparent och konversationsbaserad. Alla som har behörighet kan se allt som pågår och gruppchatta på samma sätt som vi vant oss vid i tjänster som Slack, WhatsApp eller SnapChat. Det här är alla plattformar som gör det lättare, snabbare och billigare att samtidigt kommunicera med fler människor. Vi tycks ha en inneboende drivkraft att vilja göra just detta, då denna typ av plattformar sprids mycket snabbt världen över, i takt med digitaliseringen.

Vi kan kort jämföra med e-post. Denna teknik slog igenom snabbt i arbetslivet och förändrade många medarbetares sätt att jobba för drygt 20 år sedan. Enligt BCG* blev vardagen sju gånger mer komplex och oförutsägbar med e-post som kommunikationsplattform. Är e-post bra eller dåligt? Säkert både och, beroende på hur vi använder det. Eller hur?

På iManagement tror vi att Teams kan vara bra om det används rätt och vi vill rekommendera alla att vara proaktiva, det vill säga att planera för den här förändringen, ta den på allvar och göra något riktigt bra av den.

Tre saker att fixa

Teams kan hjälpa oss till ett smartare och effektivare samarbete! Hur? Det krävs tre saker:

  1. Enkel behovsanalys av hur ni vill jobba tillsammans (borde ni säkert ha gjort för länge sedan)
  2. Kunskap om verktyget (så klart!)
  3. En genomtänkt struktur och gemensamma riktlinjer för hur ni ska arbeta.

1) Behovsanalys

Genom att enkelt analysera hur ni arbetar i dag och fråga er i vilka områden ni vill ha en förbättring kan ni sätta en relevant utgångspunkt för en förändring. Här är några exempel på frågeställningar:

Hur fungerar vår kommunikation?

  • Är den snabba, mer konversationslikanande kommunikationen optimerad vad gäller valet av kanal och är alla relevanta deltagare med i konversationerna?
  • Är den kommunikation som behöver vara genomtänkt, välformulerad och mer lik en transaktion optimerad i hur den lämnas över och bekräftas av mottagaren? Når vi fram?

Hur tydliga är våra prioriteringar?

  • Är de konkreta och bekräftade med alla i teamet?
  • Är de visualiserade på ett sådant sätt att alla vet vad de andra jobbar på just nu?

2) Kunskap och färdigheter

Verktygen som för många kommer att vara relevanta som en grund för att samarbeta hållbart och effektivt är Teams, Planner och OneNote. Skaffa dig grundkunskap genom att testa dig fram, delta i verktygsutbildningar och till exempel titta på filmer från Microsoft.

3) Bygg en genomtänkt struktur

Utse någon i teamet som ansvarig för strukturen, ställ in behörigheter, tabbar etc så att allt blir tydligt och verkligen ger överblick för alla som ska samarbeta.

På mitt företag iManagement har vi tagit fram en ny utbildning som handlar just om hur man lyckas med detta. Vi kallar den Team Workflow O365@Teams. Gå in på vår webb eller hör av dig om du vill veta mer.

Prenumerera på vår blogg