Att arbeta fokuserat kan vara en riktig superkraft för din effektivitet och mentala styrka. Det för även med sig fördelar såsom förbättrade resultat och att du blir bättre på att hantera distraktioner. Men hur uppnår man verkligt fokus i praktiken? Vi bryter ned den populära pomodoro-tekniken i konkreta steg, så du lättare kan applicera den i vardagen.
Vad är ett bra fokus, och hur gör man för att uppnå det i det vardagliga arbetet? Ett kvalitativt fokus kan beskrivas på många sätt men kännetecknas generellt av fyra grundstenar:
- Närvaro.
- Medvetenhet.
- Riktning.
- Kvalitativ reflektion.
Vi kan även reflektera kring vad som händer om vi inte fokuserar under genomförandet av vårt arbete. Utan fokus blir våra förmågor att prioritera sämre, vilket leder till både merarbete och att resultaten blir lidande. Lyssnandet blir även sämre vilket får konsekvenser för våra relationer, och lärandet uteblir vilket betyder att vi inte utvecklas och blir bättre i den takt vi behöver.
Med detta i åtanke inser många snabbt att fokus är en förutsättning för att man som kunskapsarbetare ska kunna utföra ett effektivt och kvalitativt arbete.
För att du ska kunna fokusera på ett effektivt sätt under ditt dagliga arbete är det viktigt att du känner till hur du aktiverar de fyra grundstenarna för fokus och hur du konkret sätter dem i praktiken. Vi bryter ner hur du hittar fokus i tre steg - förberedelse, genomförande och reflektion - och ger dig konkreta tips för hur du lyckas med detta i vardagen.
Så gör du fokus till din superkraft
Förberedelse
Förberedelse handlar självklart om hur du inleder och förbereder ditt arbete, innan själva genomförandefasen, för att ge dig själv bästa möjliga förutsättningar att arbeta effektivt och fokuserat.
Skapa en uppgiftslista
Börja med att skriva ner det du behöver göra i en uppgiftslista. Se till att tömma huvudet på alla uppgifter du har i tankarna, annars kommer de störa din förmåga att bibehålla fokus under en längre tid.
Tips: Microsoft To-Do och Todoist är verktyg som är du kan använda för din uppgiftshantering.
Prioritera
Markera det du tänker prioritera att arbeta med.
Förtydliga
Säkerställ att rubriken på den uppgift du ska genomföra är tydlig och att det finns ett definierat slut på uppgiften.
En fallgrop att se upp för: att det slarvas med förtydligandet av uppgiften leder till att det är otydligt om du är klar med uppgiften eller inte. Det leder i sin tur till att uppgiften blir mer omotiverande för din hjärna att ta tag i.
Avsätt tid i kalendern - säkerställ att du har tillräckligt med tid i kalendern för att arbeta ostört. Planera exempelvis 90-minutesblock eller upp till en halvdag i kalendern för dina uppgifter för att kunna arbeta fokuserat och effektivt.
Bestäm var du ska arbeta
Sist men inte minst, bestäm var och i vilken miljö du ska arbeta med uppgiften. Fråga dig själv:
- Var fysiskt ska du arbeta? Ska du arbeta hemma i köket, på kontoret i den tysta zonen eller på caféet på hörnet?
- I vilken sorts digital miljö ska du arbeta? Självklart ska notiser och potentiella distraktioner stängas av.
- Vilket ljud ska du ha runt dig? Lugn musik i lurarna som hjälper dig in i ett bra rytmiskt tänkande eller sorlet på kaféet? Här behöver du testa dig fram för att avgöra vad som passar dig bäst.
Genomförande
Genomförandefasen kommer underlättas betydligt av att du gjort ett ordentligt förberedelsearbete och satt planering för arbetet du har framför dig.
Se över uppgiften du ska börja med
Börja med att bekräfta att uppgiften du ska arbeta med är tydlig och du vet hur den definieras som klar. Stöter du på otydligheter här så gå tillbaka till förberedelsefasen för att förtydliga uppgiften och din planering.
Använd pomodoro-tekniken
Ska du arbeta mer än 30 minuter med uppgiften du ska påbörja? Pomodoro-tekniken är effektiv för att hitta djupfokus samtidigt som du ger hjärnan tid för återhämtning.
Fakta: att arbeta fokuserat i 90 minuter är den rekommenderade tid du bör lägga på en krävande uppgift. Därefter bör du ta en längre paus för att inte ta slut på din mentala kraft och energi.
Så här använder du pomodoro-tekniken, steg för steg:
- Pomodoro-tekniken handlar om att arbeta i sprintar. Använd därför en timer eller ett annat verktyg för att håll koll på klockan.
- Sätt timern på 25 minuter och arbeta fokuserat och disciplinerat under den tiden. När impulser kommer att göra något annat går du disciplinerat tillbaka till uppgiften, det är själva fokusträningen som gör dig mentalt starkare
- När de 25 minuterna har gått tar du en kort paus om 2-5 minuter där du släpper uppgiften. Rör på dig fysisk eller ta en kort meditativ paus. Se till att helt och hållet undvika informationsflödet under denna paus, annars ger du dig själv inte möjlighet att ladda om inför nästa sprint.
- Genomför tre sådana här sprintar och ta sedan en längre reflekterande paus om minst 15 minuter innan du fortsätter med ditt arbete.
Reflektion
Att ge dig själv tid att reflektera över ditt arbete är en otroligt viktig del för att du ska uppnå ett effektivt djupfokus under arbetsdagarna. I detta skede är du ute efter att ge hjärnan det utrymme den behöver för att komma till insikt och klarhet. Den längre pausen går också i linje med din hjärnas naturliga rytm av att varva upp och varva ned, vilket ger dig en mycket högre verkningsgrad på din energi.
Efter de tre sprintarna om totalt 90 minuter som du genomfört tar du en längre paus på minst 15 minuter. Spendera denna tid på att:
Se över resultaten
Börja med att aktivt se på resultaten av ditt arbete och reflektera över stegen du tog för att komma dit. Vad gjorde du bra och vad kan du göra bättre?
Släpp taget
Ge dig själv återhämtning genom att mentalt släppa taget om uppgiften. Stäng ögonen, lägg dig ner under en period eller ta en promenad för att få frisk luft.
Det är i denna fas lärandet sker och det är i arbetssituationer där reflektionsfasen uteblir som vi upplever att vi inte utvecklas och lär oss, och istället genomför samma misstag igen eller inte kommer till insikt om den bästa vägen framåt härnäst.
Vill du lära dig mer om fokus och hur du använder pomodoro-tekniken i praktiken? Se då vårt webinar Workflow Live - Utveckla ditt fokus till en superkraft.
Slutsats
Många av oss har en överaktiverad hjärna som lätt blir orolig, otålig och distraherad i det intensiva informationsflöde vi utsätter den för. Detta är inte hållbart varken för vår mentala hälsa eller för att vi ska lyckas vara effektiva under arbetsdagarna. Därför är det viktigt att du tränar på att utmana hjärnans impulser att avbryta sitt fokus.
Genom att applicera pomodoro-tekniken, och de tre faserna förberedelse, genomförande och reflektion, under dina arbetsdagar så skärmar du av dig helt från omvärlden i 105 minuter. Dessa kan vara de mest värdefulla 105 minuterna under dagen då du verkligen kan fokusera på en enda uppgift och samtidigt stärker ditt lärande och din mentala kraft.
Några fördelar med att arbeta aktivt med djupfokus under arbetsdagarna:
- Du lär dig att bryta ner, förenkla och organisera uppgifter och att kommunicera med dina kollegor kring tid- och uppgiftshantering.
- Du blir bättre på att hantera distraktioner.
- Du blir skickligare på att möta mål och att hålla deadlines.
Slutligen - när det kommer till att hitta fokus och att bryta hjärnans impulsiva och ofta inbitna mönster så behöver du träna. Du kommer kanske inte lyckas med denna teknik från första dagen du börjar, men genom att träna och vara ihärdig så kommer du snart uppleva påtagliga resultat när det kommer till din effektivitet och förmåga till närvaro och välmående.
Lycka till med din superkraft.