I våra alltmer komplexa arbetsmiljöer är verkligt djupfokus en bristvara. Samtidigt är just fokus en av de främsta nycklarna för framgång. Vi presenterar två strategier som du kan använda i ditt dagliga arbete för att fokusera bättre och därmed bli mer effektiv.
För många blir vardagen ofta en jakt efter klockan som i slutändan leder till frustration och ineffektivitet. Viktigt arbetsuppgifter hänger över oss hela dagarna och släpar efter i planeringen och på kvällarna sitter vi och försöker få ihop det hela med trötta hjärnor. Visst borde det finnas ett bättre sätt att planera dagarna och agera så att vi blir effektiva och får ut så mycket som möjligt av våra hjärnors resurser?
Vi blir allt sämre på att fokusera
Författaren Cal Newport skriver i sin bok Deep Work att förmågan till djup koncentration blir allt mer sällsynt samtidigt som det är den förmåga som vi verkligen behöver i dagens arbetsliv. I och med att våra arbetsliv i allt större utsträckning bygger på samverkan i realtid blir vi sämre på att nyttja vår tid fokuserat. Den fysiska och digitala världen blir allt mer integrerad och det är viktigare än någonsin att vara närvarande i stunden för att kunna reagera medvetet och med kort varsel. Distraktionerna i våra alltmer komplexa arbetssituationer är så många att utrymmet att hitta egen tid med djup koncentration blir allt färre. Resultatet blir att de mer komplexa och förplanerade arbetsuppgifter som vi bör ägna mer av vår tid trängs undan.
Utöver detta är hjärnan i grunden reaktivt programmerad vilket innebär att vi är gjorda för att reagera på det som dyker upp runt omkring oss. När vi tillåter den reaktiva processen att starta och ta större plats i våra vardagar så blir det ännu svårare att koncentrera oss på det som redan planerats.
Fokus - din viktigaste tillgång
Den begränsade resursen i vardagen är inte tid utan den egna koncentrationsförmågan. Det kan liknas med ett batteri som innehåller 3-4 timmars energi per dag. Denna energi behöver du för att lösa mer komplexa arbetsuppgifter. När energin spenderats har du bara kraft kvar till enklare rutinarbete.
Daniel Goleman, psykolog och journalist, skriver i sin bok Focus att just fokus är den dolda faktorn bakom framgång. Många av oss är kunskapsarbetare och ägnar en stor del av vår tid åt "tankearbete", vilket handlar om att tänka och förädla information. Detta kräver att du har förmågan att koncentrera dig på ett djupt plan, vilket är en förmåga som idag riskerar att bli en bristvara om du inte övar och använder dig att strategier för att hitta djupfokus under arbetsdagarna.
Djupt fokus och agerande i realtid går inte att kombinera, hjärnan har helt enkelt inte den förmågan.
För att kunna utnyttja djupfokus under längre perioder behöver du aktivt använda strategier som stöttar dig på denna utvecklingsresa. Har du inte en tydlig metod för att nå optimalt fokus kan konsekvensen istället bli att du hamnar i ett splittrat tillstånd där du ständigt försöker hitta tråden och får väldigt korta perioder av kvalitativt fokus.
Två strategier för att hitta djupfokus och bemästra din vardag
För att bli effektiv i ditt arbete och för att utnyttja din hjärnas begränsade resurser när det kommer till att ägna fullt fokus åt enskilda saker kan du använda dig av två strategier. Den första handlar om hur du bemästrar din vardag genom att planera dina dagar på sätt som möjliggör fokuserat arbete. Den andra strategin går igenom verktygen du kan använda för att snabbt uppnå djupfokus under arbetsdagen. Strategierna beskriver vi här nedanför, steg för steg.
Bemästra din vardag genom att agera direkt på morgonen
- Gå igenom din kalender och boka upp nästa tillfälle (helst redan imorgon) då du kan blocka av minst en timme, gärna 90 minuter för eget fokuserat arbete direkt på morgonen.
- Exempel: Onsdag morgon, kl 07.30-08.30 (vissa passar det att starta redan kl 05:00).
- Fråga dig själv vad som är mest värdefullt att genomföra i ditt arbete på sex månaders sikt. Skriv sedan ner vad du konkret kan göra på en timmes arbete.
- Exempel: Om du inom sex månader ska ha en ny produktpaketering på plats, skriv “Skriva utkast för produktblad” vilket är konkret och något du kan börja med inom en begränsad tidsram. Skriv inte “Produktutveckling” vilket är för abstrakt.
- Gå och lägg dig i tid. Sömn är en av hjärnans viktigaste resurser för uppladdning och återhämtning. Idag sover vi generellt en timme för mindre än vi skulle behöva i Sverige.
- Gå upp direkt när klockan ringer på morgonen och påbörja din plan för dagen direkt. Låt inte andra saker distrahera dig.
Uppnå djupfokus snabbt under arbetsdagen
- Skriv ned dina viktigaste uppgifter på en lista och välj ut vilken du ska fokusera på.
- Stäng av alla distraktioner:
- Sätt alla dina sociala verktyg, såsom chat, email m.m. på offlineläge eller pausa notifieringarna.
- Se till att din telefon är i “stör ej” eller flygplansläge.
- Flytta dig till en plats där du inte blir störd och använd hörlurar eller något annan som hjälper dig att skärma av från omvärld och distraktioner.
- Arbeta i korta sprintar om 25 minuter där du praktiserar djupfokus. Använd en klocka för att hålla tiden. Ta en kort paus när de 25 minuterna är över för att ge hjärnan återhämtning.
- Planera in tid för återhämtning. Hjärnan klarar inte av arbete i djupfokus i åtta timmar i sträck. Försök istället att uppnå tre till fyra sprintar om 25 minuter (med korta pauser mellan dem). Ta sedan en längre paus eller planera in enklare rutinarbete för att ge hjärnan en ordentlig paus och vila.
Den så kallade Pomodoro tekniken, som denna strategi är baserad på, är mycket effektiv för att snabbt hitta djupfokus under arbetsdagen och för att uppnå en hälsosam balans mellan fokus och återhämtning. Utöver fördelarna kopplade till djupfokus och hjärnans återhämtning så bidrar den här tekniken även till:
- Att du blir bättre på att hantera distraktioner.
- Du kan minska antalet långa och meningslösa möten under arbetsdagen.
- Du lär dig att bryta ner, förenkla och organisera uppgifter på ett mer effektivt sätt.
- Att du blir skickligare på time management när det kommer till såväl måluppfyllelse som till att möta deadlines och att organisera dina arbetsdagar.
- Att du och dina kollegor får en gemensam syn på er uppgiftshantering.
- Bättre kommunikation i teamet när det kommer till att planera, tilldela och hantera arbetsuppgifter.
Behöver du vägledning i hur du stärker ditt självledarskap? Eller behöver ni som team lära er att samarbeta mer effektivt? Kontakta oss eller utforska vårt utbud av kurser och utbildningar för att ta reda på mer om hur vi kan hjälpa er att förbättra er arbetsmiljö och era samarbeten.
