Hur ser ni på den digitalisering som sker på arbetsplatsen? Är det framför allt en fråga om att införskaffa verktyg och använda dem rätt, eller påverkas även sådana saker som kultur, samarbete och ansvar? I den här posten borrar jag djupare i de här frågorna.
Jag skulle vilja diskutera hur ni går till digitaliseringen av era arbetssätt, vilken utgångspunkt ni som organisation eller du som ledare har. Jag tror det är ännu viktigare än vilken "lösning" ni väljer.
Digital kompetensutveckling är en av de viktigaste frågorna i de flesta organisationer idag. På många arbetsplatser har man tagit rejäla steg framåt i sitt digitala kunnande under de senaste åren, en förändring framtvingad av pandemin. Men resan är bara påbörjad, potentialen i att skapa värde med hjälp av den digitala kapacitet som börjar växa fram är enorm och omvälvande. Det är troligen nästa fas efter industrialiseringen. Majoriteten av företag och organisationer behöver fortsätta utforska och höja sin digitala kompetens ytterligare, men frågan är hur vi går till förändringen och vad menar vi med digital kompetens. Vilken utgångspunkt har vi?
Ökad kompetens - minskad frustration
För många organisationer uppfattas digital kompetensutveckling och ökad färdighet och användning av digitala verktyg som samma sak. Men det är ofta att göra det för enkelt för sig, förändringen är mycket större än så och det är en risk att inte försöka förstå helheten och potentiella konsekvenser.
Varför är det så? Jo, digital kompetensutveckling handlar just nu i hög grad om att vi måste bli ännu bättre och tryggare i hur vi rent praktiskt använder digitala verktyg och plattformar, ren teknikkunskap. Annars kommer vi aldrig att kunna använda dem fullt ut. Vi behöver även få en ökad samsyn kring hur vi konkret ska arbeta i dem tillsammans, för att säkra att vi både blir mer effektiva och innovativa som individer och team. Lägg också till frågan om den fysiska arbetsplatsen som alltid kommer vara en integrerad del i den totala arbetsmiljön så ser vi hur viktigt det är med dialogen om hur vi rent praktiskt ska arbeta i vardagen.
Sammantaget handlar det om att vi behöver en grundläggande digital kompetens på plats, det digitala behöver stötta allt vi gör, var vi än är. Bara då kan vi minska den frustration och det slöseri som ofta präglar dagens arbete, oavsett om det sker hemma, på kontoret eller någon helt annanstans.
Verktyg och företagskultur
Men den nödvändiga digitala utvecklingen som majoriteten företag behöver genomgå handlar inte bara om att bli bättre på verktyg och plattformar. Minst lika viktigt är att utveckla kulturen, organisationen, arbetssätt, varje medarbetares förmåga att både leda sig själv och vara en väl fungerande del av ett team. Då är vi inne på frågor kring företagskultur och vilka synsätt och beteenden som ger bäst resultat.
Jag skulle vilja diskutera två olika angreppssätt på frågan om digitalisering av våra arbetssätt.
- Vi går till förändringen utifrån ett fokus på de digitala verktygen, hur kan vi lära oss använda appar och funktioner på ett bättre sätt?
- Vi går till förändringen utifrån frågan, vad skulle kunna vara möjligt för vårt samarbete som företag, individuellt och våra kunder tack vare de digitala verktyg och plattformar vi nu får tillgång till?
Detta är alltså två utgångspunkter som en fortsatt resa mot hållbart effektiva och digitala arbetssätt. Låt oss gräva lite djupare:
Fokus på verktyg
Den första är att vi lägger fokus på de digitala verktygen, att bli bättre på att hantera och effektivisera med hjälp av dem. Här blir det relativt enkelt att komma igång, och formulera vad som behöver göras för att öka färdigheterna i de mest populära verktygen. Nackdelen är att enbart verktygen inte skapar förändringen vi "egentligen" vill ha. Däremot är de kraftfulla och potenta nog för att både förbättra det vi gör bra men också förstärka de svagheter som finns i vår organisation och våra team.
Vi ser till exempel ofta att övergången till samarbetsplattformar som MS Teams och Slack bidrar till ännu mer ostrukturerat ping-pong-chattande än vi haft tidigare i mailen, dessutom i ostrukturerade kanaler vilket ställer till det mer än det hjälper. Ett annat exempel är att många har lärt sig hantera digitala mötes-verktyg som Teams och Zoom, nu har vi fokus på det hybrida mötet. Undersökningar visar att vi haft fler möten än någonsin under pandemin men vi känner fortfarande ofta distans till våra kollegor på ett mänskligt plan. Vi kanske oftare behöver ställa frågan om det ens är ett möte vi ska ha?
Denna typ av förändring drivs ofta av de som gillar ny teknik eller den som inte ser kopplingen mellan teknik och kultur. Ofta utan erfarenhet eller insikt om hur man organiserar en gemensam resa som organisation där alla behöver följa med. Konsekvensen blir att många fortfarande känner sig osäkra och frustrerade i samarbetet vilket inte är en bra start för att verkligen mötas och skapa tillsammans.
Ifall det finns en stark kultur och arbetsmetodik på plats så är detta alternativet det rätta att satsa på. Ni kommer att snabbt ta er framåt mot tydliga resultat och vara anpassade till det nya hybrida sättet att arbeta.
Det är lätt att se en parallell till Peter Druckers berömda uttalande ”Kultur äter strategi till frukost”. Orsaken till varför faktisk förbättring uteblir är att satsningen på digital kompetens på färdighets- och beteende-nivå inte kommer att ändra hur man förhåller sig till och drivs i arbetet För att detta ska inträffa behöver vi dels arbeta med frågorna under längre tid, men framförallt verkligen jobba fram vad vi menar med våra uppdaterade arbetssätt.
Kultur och verktyg
Det andra alternativet: Att faktiskt koppla ihop kulturutvecklingen med digitala verktyg men också involvera eller till och med delegera ansvaret till verksamheten.
I detta scenario ser vi att en grupp sätter igång och utforskar nya arbetssätt. Det får gärna vara ledningen, men det är inte avgörande,. Det viktiga är att tid, intresse och vilja finns. Utforskningen sker i en mix av digital kompetensökning men också tydliggörande av hur nya färdigheter och beteenden kan kopplas till kulturella utryck som syfte och värderingar. Man blir alltså mycket mer praktisk tidigt än i ett traditionellt kulturarbete, itererar oftare och formulerar efter en period av lärande och utforskande vad man tycker är önskade respektive oönskade beteende-mönster samt vilka riktlinjer och överenskommelser som bör finnas för att arbeta hållbart och effektivt.
Konkreta situationer som uppstår i denna process när förståelsen ökar är när man t.ex. inser:
- Att en ärlig mänsklig kommentar i en öppen teams-kanal är exempel på äkthet och kan leda till starkare relationer och tillhörighet.
- Att en delad och välformulerad plan för dagen och veckan är exempel på ledarskap byggt på ägarskap och ansvar
- Att ha en "öppen" agenda för ledningsgruppen i Planner bidrar till tillit i organisationen.
Formuleringen av detta kan sedan dokumenteras i en Playbook och användas som inspiration och stöd för kommande grupper som vill gå samma väg. Vi ser denna förändring som mer "inifrån och ut" och i "korta iterationer" istället för "uppifrån och ned" och "alla på samma gång". Det är mer inspirerande att följa någon som har gjort resan själv än någon som står vid sidan och "bestämmer" hur man ska göra.
Förståelsen för hur företagets kultur och värderingar påverkas samt vilka beteenden och färdigheter som behövs eller måste förändras blir starkare med denna utgångspunkt. Fördelarna här är att alla de dimensioner som behöver vara på plats för att en verklig digital utveckling ska ske ingår. Nackdelen är att detta kräver en kontinuerlig process, det är inte en quick-fix.
Morgondagens arbetssätt redan här
När nu de flesta företag och organisationer kliver in i sina hybrida arbetssätt krävs en tydlighet kring vad det betyder och det blir viktigt att välja hur ni tar er an frågan. De digitala verktygen hjälper oss att göra ett bättre jobb på ett smartare sätt om vi använder dem genomtänkt, men de ska väldigt sällan vara den drivande faktorn i förändringen. Våra värderingar, medvetandegörandet av våra beteenden och vilka färdigheter och kompetenser i behöver utveckla är troligen en bättre drivkraft och det fantastiska är att vi nu kan manifestera kulturen med hur vi konkret arbetar.
Många har pratat kultur länge men nu är troligen rätt tillfälle att sätta igång. Resan är omfattande men första steget kan vara enkelt.
Hur tänker ni i er resa mot det nya normala?