Du och jag är troligen överstimulerade båda två just nu. Vårt moderna samhälle ger oss varje dag en överdos av information och intryck. Stimulansen gör att vi hela tiden vill vidare till nästa sak. Du funderar just nu på om du orkar läsa vidare här eller om du ska hoppa till nästa rubrik i skärmen som kanske skapade lite mer sug och nyfikenhet.
I dag pratas det mycket om ”moderna och smarta” verktyg för den digitaliserade arbetsplatsen. Microsoft driver till exempel på utrullningen av verktyget Teams med tydlig intention att det ska bli den naturliga hubben för samarbete. Du kanske själv har fått tillgång till det? För att dessa smarta verktyg inte ytterligare ska driva på utvecklingen som jag skisserar i inledningen, så måste vi lära oss att också utnyttja dem på ett smart sätt.
Låt oss utgå från den normala arbetsdagen och vad som händer där. Vilka problem och hinder har vi i dag och vad skulle vi vilja förbättra?
Två vanliga problem i den moderna kunskapsarbetarens tillvaro i dag är:
- Vi får fler och fler parallella sammanhang som vi behöver förhålla oss till och växla mellan. Kunskapsarbetaren i ett medelstort eller stort företag behöver förhålla sig till tre till fyra gånger så många intressenter på arbetet i dag som för tio år sedan. Detta är en effekt av flera trender som blåser just nu:
a) Vi ska arbeta mer nätverkande och tvärfunktionellt. Intentionerna bakom detta är goda – vi behöver bli mer flexibla och utveckla agila arbetssätt för att hänga med i omvärldens föränderliga förutsättningar. Samtidigt befinner sig många organisationer någonstans mitt i en förflyttning, där det nya samsas med det gamla. För en individ i organisationen som inte får stöd i hur man ska förhålla sig eller agera, så tenderar detta att bli rörigt. Det var trots allt mycket ”enklare” att arbeta i en tydlig hierarki där det primära var att hålla sin chef nöjd.
b) Vi tar bort supportroller som assistenter. Tack vare digitaliseringen går det i dag enkelt att göra många saker som tidigare var krångliga. Att boka hotell kan jag fixa själv på några minuter. Men ackumulerat blir det lätt många sådana ”enkla” arbetsuppgifter som ska lösas. Det ökar växlingarna mellan aktiviteter, vilket i sig tar mental kraft och energi som jag hade kunnat använda till något annat.
- Vi är överstimulerade och söker distraktioner. Som sagt ger vårt moderna liv oss en relativ ”överdos” av stimulans. Intryck, information och bekräftelse väller över oss varje dag. Det triggar vårt belöningssystem som då reagerar med att efterfråga mer stimulans, allt oftare. Dopaminet är en drivande substans som frigörs vid förväntan på att få något nytt, belönande eller bekräftande att rikta uppmärksamheten mot. Resultatet blir en spiral där vi omedvetet letar efter något att distrahera oss med – sociala medier, e-post, chattar eller något omodernt som en fysisk kollega i kontorslandskapet. Problemet är att vi söker oss från den uppgift vi från början ville eller hade tänkt att ägna vår uppmärksamhet åt. I en tillvaro med många intryck är risken stor att denna spiral tar över.
Sammanfattningsvis så befinner vi oss ofta i en situation där vi gör många reaktiva byten mellan aktiviteter som hör till olika sammanhang. Detta påverkar vår hjärna negativt och dränerar oss på mental energi. Undersökningar presenterade i Harvard Business Review nämner att vår IQ sänks med upp till tio punkter – motsvarande att tappa en hel natts sömn! Vi tappar produktivitet med upp till 40 procent samt tappar flera timmar i ren splittring och slöseri då vi letar efter tråden och försöker komma igång.
Vårt vanligaste samarbetsverktyg, e-post, gör vanligtvis inte detta bättre. Även om vi stänger av de pushnotiser som vi får i både mobilen och datorn så spenderar vi mycket mer tid i våra inkorgar än vi tror. Informationen är fortfarande för lättillgänglig. En tydlig brist med vår inkorg är också att information som hör till många olika sammanhang hamnar där. Våra mentala växlingar blir reaktiva mellan olika sammanhang, vilket kräver mycket kraft och energi från vår hjärna. Energi vi hade kunnat använda till att göra nytta.
Vad kan då Teams hjälpa oss med – och vilka risker finns?
Vår hjärna baserar sitt fokus på associationer till ett sammanhang. Det vill säga att om jag tänker på ett visst projekt så är det lätt för min hjärna att associera till all typ av information och kommunikation som har med det projektet att göra.
Teams är byggt med kanaler som kan innehålla många typer av information. Därför är det ett potentiellt stöd för att hålla fokus på ett sammanhang i taget. Det skiljer ut verktyget från hur vi annars ofta hoppar mellan funktionerna i e-post, chat, Sharepoint, Trello och så vidare för att hitta rätt information och på vägen blir splittrade för att vi dyker på en massa annat.
Den tydligaste risken med Teams är såklart att konversationerna (chatten) kan bli intensiva och trigga många notiser. För att undvika den negativa överstimuleringen måste vi därför stå emot vår rädsla att missa information. Det gäller att inse att vi inte behöver ha aktiv koll på allt som pågår i alla sammanhang. Därför rekommenderar jag följande två enkla tips för att direkt göra Teams till ett smart fokusstöd istället för nästa arbetsgenerations värsta distraktionskälla:
- Anpassa notiser:
a) Stäng av alla notiser från Teams i din dator då detta troligen är det verktyg där du behöver kunna fokusera mest för att arbeta effektivt.
b) Låt din smartphone vara ditt ”tillgängliga” verktyg. Behåll de notiser du verkligen vill ha där och gör dem beständiga i notiscentrum. Då kan du förbli trygg i att inte missa när någon vill dig något med kort varsel.
- Döp kanalerna tydligt:
Gå igenom de kanalerna du har i Teams och notera vilka som ger en supertydlig koppling och association kring ett sammanhang och vilka som är otydligare eller överlappande. Justera det som behövs direkt, så kan ni direkt känna tydligheten och stödet för att arbeta mer fokuserat och produktivt.
Vilka är dina bästa tips för att använda Teams som ett stöd i arbetet?